Журнал регистрации доверенностей: образец формы М-3

Журнал учета доверенностей – вести или нет?

Учет доверенностей, как и учет договоров, традиционно считался сферой бухгалтерской деятельности. И на то были веские основания, поскольку в течение длительного промежутка времени регистрация, учет и выдача таких документов была регламентирована нормативными актами Минфина и Госкомстата, принятыми еще во времена СССР.

Так, Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а было установлено, что доверенность на получение материальных ценностей составляется по формам N N М-2 и М-2а. В соответствии с новой редакцией Федерального закона «О бухгалтерском учете», вышеуказанные формы не являются обязательными к применению с 1 января 2013 г.

С 01.01.2013 г. обязательность форм М-2 и М-2а отменена

С 1967 по 2012 гг. действовал журнал учета доверенностей

В настоящее время указанная Инструкция утратила юридическую силу.

Существует несколько способов ведения журнала регистрации выданных доверенностей:

  • Бумажный (рукописный журнал);
  • MS Excel;
  • Программные продукты.

Чем больше предприятие, тем более очевидна необходимость контроля таких документов.

В программе «Юрайт» существуют широкие возможности по учету и регистрации всех выдаваемых в компании доверенностей в электронном виде.

Обязательность наличия журнала регистрации доверенностей была внедрена на основании Постановления Госкомстата № 71а от 30.10.1997 г. Однако в начале январе 2013 вступил в силу Федеральный закон «О бухгалтерском учете», согласно которому упразднялось предписание о ведении реестра выданных доверенностей на предприятии.

Обложка журнала учета выданных доверенностей

Таким образом, посредством систематизации удастся избежать путаницы и возможных ошибок, которые могут возникнуть в процессе деятельности организации. Например, к серьезным последствиям могут привести неучтенные неиспользованные доверенности, на основании которых могут быть получены товарно-материальные ценности от лица организации.

Предлагаем ознакомиться:  Какие документы нужны для оформления опекунства над бабушкой 80 лет

Такое возможно, например, если гражданин, на имя которого был выдан документ, впоследствии был уволен, а ввиду отсутствия систематизированного реестра, неиспользованная доверенность не была учтена. Именно поэтому, даже, несмотря на то, что наличие и ведение журнала регистрации выдаваемых доверенностей в настоящее время не регламентировано нормативными актами действующего законодательства, большинство организаций осуществляют внутренний учет данного типа документации.

Заполнение и образец

Бланк журнала регистрации доверенностей (форма М-3)
Бланк журнала учета доверенностей (форма М-3)

На самой первой странице указываются сведения об организации, в которой будет осуществляться учет. Пишется название предприятия, код ОКПО, указывается период ведения. Все последующие страницы предназначены для непосредственного учета, поэтому выполнены в виде таблицы, разбитой на столбцы:

  1. Самый первый столбик предназначен для внесения порядкового номера выданной доверенности;
  2. Следующим пунктом указывается дата выдачи доверенности;
  3. В третий столбик вносятся сведения о сроках действия;
  4. В четвертую колонку вписываются данные лица, получившего доверенность, указывается должность и фамилия;
  5. В пятом столбике указываются сведения о поставщике;
  6. В следующей графе указывается номер и даты выдачи наряда, либо иных, заменяющих наряд, документов (счета, спецификации);
  7. Следующая колонка предназначена для расписки лица в получении доверенности;
  8. В итоговую графу вносятся отметки о выполнении поручения на основании выданной доверенности. Например, это может быть номер накладной, на основании которой были получены ТМЦ.

Важно! Если выданная доверенность не была использована, то в восьмой графе делается отметка о возврате, сам бланк аннулируется надписью «неиспользованная». 

Выдача юридических доверенностей

При всем достаточно высоком уровне стандартизации процедуры составления, учета и выдачи доверенностей, область этой регламентации – унифицированные бухгалтерские доверенности, которые, по сути, близки по своему значению к первичным бухгалтерским документам, а значит, относятся к зоне ответственности бухгалтерии.

Юридическая доверенность может понадобиться в различных ситуациях:

  • для оформления полномочий руководителя филиала юридического лица, исполнительного директора компании, иного топ-менеджера;
  • купли-продажи недвижимого имущества;
  • голосование по различным вопросам повестки дня в корпоративных заседаниях (Совет директоров, собрания акционеров/участников);
  • на распоряжение имуществом и при совершении иных значимых действий, в том числе и при защите интересов различных лиц (предприятий, учреждений и организаций) в арбитражном суде либо в суде общей юрисдикции ит.д.
Предлагаем ознакомиться:  Договор на монтаж окон и дверей образец

К чему приводят неучтенные доверенности

Не забываем про отзыв доверенностей!

 Не забываем про отзыв доверенностей!

Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой компании, ответственные лица которой уполномочены от имени компании совершать определенные действия. Несмотря на то, что на данный момент на организации и предпринимателей не возлагается обязанность по учету таких документов, вести их реестр в удобном для компании виде все-таки следует.

Важно не только вести журнал доверенностей, но и поддерживать с ним «обратную связь». Не нужно объяснять, насколько проблематичным может быть отсутствие своевременной реакции на истечение срока давности документа, выданной руководителю филиала, вся деятельность которого неминуемо остановится. Немаловажно также вовремя оформлять отзыв доверенности по утратившим доверие, в том числе уволенным, сотрудникам компании.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector