Законодательное и нормативное регулирование документирования кадровой деятельности || Законодательные и нормативно правовые акты регламентирующие деятельность кадровой службы

1.4. Документирование кадровой службы

Деятельность кадровой службы определена в Положении о структурном подразделении.

В большинстве компаний на определенном этапе развития появляется необходимость в специалисте по кадровому менеджменту. Он определяет, какие мероприятия в области подбора, обучения, оценки персонала необходимо проводить для достижения целей предприятия. Это наиболее распространенная причина создания службы персонала.

https://www.youtube.com/watch?v=channelUC7MLjBIxLzLo1JvEfYxaftw

На начальной стадии развития компании генеральный директор чаше всего испытывает потребность в услугах кадровика, основная задача которого — это ведение кадрового документооборота компании в соответствии с законодательством.

Иногда отдел кадров и служба персонала являются двумя самостоятельными подразделениями организации. Но в большинстве ведущих компаний отдел кадров входит в структуру службы персонала, а его начальник подчиняется директору по персоналу.

Главным результатом деятельности на этом этапе является решение операционных задач и исполнение следующих функций в области управления персоналом:

  •  стратегия  управления  персоналом;
  •  кадровый документооборот;
  •  регулирование трудовых отношений;
  •  подбор персонала;
  •  планирование численности персонала;
  •  обучение сотрудников;
  •  перемещение и увольнение персонала;
  •  охрана труда.

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов:

  •  общие положения;
  •  задачи;
  •  структура;
  •  функции;
  •  взаимоотношения с другими подразделениями;
  •  права;
  •  обязанности;
  •  ответственность.

Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

  1.  самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю; 
    1.  выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;
    2.  выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

Функции кадровой службы заключаются в следующем:

  •  оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
  •  учет личного состава;
  •  хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
  •  ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

  1.  сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
  2.  копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
  3.  копии приказов об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка;
  4.  сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности и т.п.

Кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, приказы о приеме, переводе и увольнении, сведения об отпусках работников и т.п.

Кадровая служба наделена следующими полномочиями:

  •  принимать работников организации по вопросам перемещения и увольнения;
  •  взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
  •  требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность руководителя отдела кадров за выполнение функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Основные задачи кадровой службы на предприятии можно разделить по направлениям:

  1.  Учетно-контрольное:
  •  прием работников;
  •  учет работников;
  •  увольнение работников.
  1.  Планово-регулятивное:
  •  подбор работников;
  •  расстановка работников;
  •  перемещение работников;
  •  становление в должности и адаптация работников.
  1.  Отчетно-аналитическое:
  •  изучение работников;
  •  оценка работы работников;
  •  аналитическая работа;
  •  подготовка отчетов.
  1.  Координационно-информационное:
  •  профессиональная подготовка работников;
  •  организация приема работников;
  •  работа с письменными обращениями работников;
  •  архивная и справочная работа.
  1.  Организационно-методическое:
  •  документирование деятельности работников;
  •  кадровая работа в подразделениях предприятия;
  •  планирование кадровой работы;
  •  руководство кадровой работой.

Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы предприятия, при этом учитываются:

  •  размеры предприятия;
  •  направление бизнеса;
  •  стратегические цели предприятия;
  •  стадия развития предприятия.

Обязанности и структура отдела кадров может быть разной в зависимости от вида деятельности организации.

Предлагаем ознакомиться:  Cпециальность "Правовое обеспечение национальной безопасности": вузы и профессии

Принципами построения современной системы управления персоналом считаются:

  •  эффективность подбора и расстановки кадров;
  •  справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение за индивидуальные и коллективные достижения;
  •  продвижение работников в соответствии с квалификацией, способностями, личными интересами;

Работа службы по персоналу имеет два направления: тактическое и стратегическое. 

В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая деятельность:

  •  планирование потребностей в кадрах, разработка штатных расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала;
  •  тестирование;
  •  планирование кадровых перемещений и увольнений.

Главным направлением деятельности кадровых служб считается формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов.

Стратегическое направление работы служб персонала ориентировано на создание  кадровой политики предприятия — системы теоретических

взглядов, требований, идей, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее форм и методов.

Таким образом, задачи работы кадровой службы зависят от направлений деятельности.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Оформление кадровой документации занимает большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и часто доставляет серьезные проблемы при проверках. Анализ состояния работы с кадровыми документами на предприятии показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

  •  отсутствие, предусмотренных действующим законодательством, видов документов;
  •  неверное оформление документов;
  •  неправильное документирование управленческих ситуаций;
  •  организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени на обработку документов необходимо иметь четкое представление о составе кадровой документации, а также порядке их оформления и последующего хранения.

Обязательные документы кадровой службы:

  •  локальные нормативные акты — документы, разрабатываемые для установления трудовых отношений в организации и условий труда;
  •  документация по личному составу — документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом.

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности, условий приема на работу, результатов труда и т. п. Специалистам кадровых служб следует определить, какие виды локальных нормативных актов и документов по личному составу должны создаваться на данном предприятии, в соответствии с требованиями трудового законодательства и особенностями работы предприятия.

Следующим этапом построения системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов. Документы, обрабатываемые в кадровой службе, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации. От принадлежности к той или иной унифицированной системе зависят форма и особенности подготовки текста.

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

  •  определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
  •  заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТКРФ);
  •  работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
  •  при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
  •  очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ).

В ТК РФ предусмотрено закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

  •  об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);
  •  об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);
  •  о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, например:

  •  положение о персонале,
  •  положение о комиссии по трудовым спорам,
  •  положения о структурных подразделениях,
  •  должностные инструкции работникам организации и др.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

  •  локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТКРФ);
  •  штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
  •  другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

1.3. Должностная инструкция

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.

Предлагаем ознакомиться:  Расторжение договора в одностороннем порядке #законодательство #СЭД #ECMJ

Должностная инструкция позволяет:

  •  организовать равномерную загрузку работников.

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:

  •  организационная и функциональная структура;
  •  классификатор функций управления;
  •  классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.
  •  рационально распределить функциональные обязанности;

Текст должностной инструкции должен полно и четко определить задачи, функции, обязанности работника. Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами.

Должностная инструкция обычно состоит из следующих разделов:

  1.  Общие положения
  2.  Основные задачи и функции
  3.  Обязанности
  4.  Права
  5.  Ответственность
  6.  Взаимосвязи

В первом разделе должностной инструкции «Общие положения» содержится:

  •  наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней;
  •  порядок назначения и освобождения от должности;
  •  порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
  •  требования к профессиональной подготовке;
  •  перечень нормативных документов, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности.

Во втором разделе «Основные задачи и функции» должностной инструкции формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы.

В разделе «Обязанности» должностной инструкции записывают условия, которые должны соблюдаться работником при выполнении своих функций.

В разделе «Права» закрепляется круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав.

В разделе «Ответственность» записывают содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за неприятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям.

В разделе должностной инструкции «Взаимосвязи» записывают порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами.

Должностные инструкции разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Должностные инструкции оформляются на общем бланке организации. Они могут быть завизированы с руководителями тех структурных подразделений, с которыми взаимодействует работник.

1.5. Локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты — документы, содержащие нормы трудового права, которые принимает работодатель в пределах своей компетенции. Важнейшим Л. н. а. является коллективный договор. К числу наиболее важных Л. н. а. относятся инструкции по охране труда, в которых содержится информация об условиях и охране труда на рабочем месте.

Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ч. 1 ст. 40 ТК РФ). Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных структурных подразделениях (ч. 4 ст. 40 ТК РФ).

Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. Примерные вопросы: 

  •  формы, системы и размеры оплаты труда; 
  •  выплата пособий, компенсаций; 
  •  рабочее время и время отдыха; 
  •  оздоровление и отдых работников и членов их семей; 
  •  частичная или полная оплата питания работников; 
  •  другие вопросы, определенные сторонами. 

В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущество для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями. Например, согласно ст. 115 ТК РФ ежегодный основной оплачиваемый отпуск работников составляет 28 календарных дней.

Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором.

Действие коллективного договора сохраняется в случаях изменения наименования организации, реорганизации организации в форме преобразования, а также расторжения трудового договора с руководителем организации.

2.2. Составление и оформление заявления, анкеты, трудового договора

Прием на работу необходимо надлежащим образом оформить. При поступлении на работу работник должен предъявить паспорт, а также трудовую книжку. Для военнообязанных предусмотрено также предъявление военного билета, а для лиц от 14 до 16 лет – свидетельства о рождении.

Предлагаем ознакомиться:  Правовая оценка решения суда

Поступающий на работу пишет личное заявление с просьбой о приеме. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема.

При необходимости заполняется личный листок по учету кадров (или анкета) и составляется автобиография.

Анкета является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Но в связи с тем, что среди документов, необходимых при поступлении на работу, анкета не значится, работодатель не вправе требовать ее заполнения.

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Секретарь или работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с паспортом, военным билетом, документами об образовании, трудовой книжкой.

На заявление о приеме на работу проставляются визы лиц, участвующих в рассмотрении вопроса о приеме работника на данную должность.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Трудовой договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности. Различаются основные и дополнительные условия трудового договора. К основным условиям трудового договора относятся соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям, соответствующей квалификации; месте работы; сроке действия и виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

К дополнительным относятся условия трудового договора, которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работника.

При заключении трудового договора может быть обусловлено соглашением сторон испытание с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Условие об испытании должно быть указано в приказе о приеме на работу. В статье 22 отмечается, что “срок испытания, если иное не установлено законодательством, не может превышать трех месяцев, а в отдельных случаях, по согласованию с соответствующим комитетом профсоюза, — шести месяцев”.

Одновременно с подготовкой трудового договора готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ по личному составу – правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией предприятий, учреждений и организаций.

В приказах по личному составу оформляются прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами.

При приеме на работу, обязательно указывается установленный размер оплаты труда и, при необходимости, условия приема: временно, с испытательным сроком и т.п. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со всеми заинтересованными в данном вопросе должностными лицами.

Предусмотрено обязательное визирование таких приказов руководителем кадровой службы.

Приказы по личному составу обязательно регистрируются в книге регистрации или регистрационных карточках.

После подписания руководителем организации приказа о приеме на работу на рабочего или служащего заводится личная карточка, необходимая для анализа состава и учета движения кадров.

Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.).

Затем на всех сотрудников фирмы, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала оформляется личное дело.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативами, в связи, с чем предприятия по-разному решают вопросы их формирования и ведения. Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально-ответственных лиц и т.п.

На документы личного дела составляется внутренняя опись.

Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Таким образом, прием на работу обычно сопровождается созданием следующих важных документов:

  •  заявления;
  •  при необходимости – анкеты;
  •  трудового договора;
  •  приказа о приеме на работу;
  •  личной карточки;
  •  личного дела.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector