Составляем и утверждаем график отпусков

Пожелания работников при составлении графика

Прежде чем приступить к составлению графика, которым занимаются сотрудники кадровой службы, с работников всех структурных подразделений организации запрашивается информация о планируемых датах отпусков на календарный год. Сбор такой информации обычно осуществляется начальниками структурных подразделений.

Здесь следует отметить, что существует довольно много категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время и, соответственно, учесть их пожелания при составлении графика отпусков. Это:

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ);
  • работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ);
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»);
  • Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
  • Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
  • инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 г. по 3 сентября 1945 г. не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. ст. 14 — 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах»);
  • супруги военнослужащих — им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»);
  • граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
  • лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»).

Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений

График отпусков должен быть утвержден администрацией за 2 недели до начала нового календарного года согласно Трудовому кодексу. При составлении очередности ухода в отпуск работодатель учитывает пожелания сотрудников, но без ущерба для техпроцессов на предприятии.

График отпусков составляется по унифицированной форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Работодатель может разработать и свою форму графика или изменить (дополнить или удалить графы) унифицированную форму.

В графе 1 унифицированной формы указывается наименование структурного подразделения согласно штатному расписанию.

В графе 2 — должность (специальность, профессия) работника также согласно штатному расписанию.

В графе 3 — Ф.И.О. работника.

В графе 4 — табельный номер.

В графе 5 — количество календарных дней положенного работнику отпуска.

В графе 6 — запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика эти графы должны быть заполнены. В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов, а в графе «Дата составления» — дата составления. График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

Однако в силу ст. 123 ТК РФ утверждение графика отпусков осуществляется с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, и если в организации существует профсоюз, работодатель должен направить проект графика в выборный орган первичной профсоюзной организации. Этот орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта графика отпусков направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если мотивированное мнение профсоюза не содержит согласия с графиком отпусков либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Составляем и утверждаем график отпусков

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене графика отпусков, обязательное для исполнения (ст. 372 ТК РФ).

Об учете мнения выборного профсоюзного органа на графике отпусков делается отметка и указываются дата и номер такого документа (протокола).

Обращаем внимание: поскольку график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, приступать к составлению графика следует несколько раньше, при этом учесть время на согласование с профсоюзом.

Доводить ли утвержденный график отпусков до сведения работников, законодательством не установлено. Однако считаем, что сделать это нужно. Кроме этого, следует предусмотреть либо в самом графике отпусков, либо в листе ознакомления графу для отметки работников об их ознакомлении с графиком. Но данная процедура не освобождает работодателя от обязанности за две недели до начала отпуска известить работника под роспись о времени начала отпуска. Образец заполнения графика отпусков приведем ниже.

Унифицированная форма N Т-7

Предлагаем ознакомиться:  Сколько дней отпуска положено перед декретным отпуском

Утверждена

Постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 N 1

 --------¬
¦ Код ¦
-------
Форма по ОКУД ¦0301020¦
ООО "Время" -------
------------------------------------------------ по ОКПО ¦ 123456¦
наименование организации L--------
Мнение выборного профсоюзного
органа УТВЕРЖДАЮ
13 декабря 13 13/12 Директор
от "--" -------- 20-- г. N ----- учтено ----------T-----------T-----¬ Руководитель --------------
¦ Номер ¦ Дата ¦ На ¦ должность
¦документа¦составления¦ год ¦ Сезонов М.В. Сезонов
--------- ----------- ----- ------- -------------------
ГРАФИК ОТПУСКОВ ¦ 25 ¦ 10.12.2013¦ 2014¦ личная расшифровка подписи
L--------- ----------- ------ подпись
16 декабря 13
"--" -------- 20-- г.

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию

Фамилия, имя, отчество

Табельный номер

ОТПУСК

Примечание

количество календарных дней

дата

перенесение отпуска

запланированная

фактическая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

10

Администрация

Директор

Сезонов Михаил Викторович

002

17 14

10.03.2014 — 14.07.2014

10.03.2014 — 14.07.2014

Три дня за ненормированный рабочий день

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Власова Марина Сергеевна

010

14 14

14.05.2014 — 02.07.2014

14.05.2014 — 04.08.2014

Заявление о переносе отпуска от 16.06.2013

04.08.2014

Отпуск переносится по просьбе работника

Отдел кадров

Начальник отдела кадров

Комлева Инна Геннадьевна

013

28

16.06.2014

Руководитель кадровой Начальник
службы отдела
кадров Комлева И.Г. Комлева
----------- -------- --------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись

Также отметим, что при составлении графика отпусков необходимо учитывать положения ст. 122 ТК РФ, согласно которой оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя.

По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Среди вопросов, которые могут возникнуть при заполнении графика отпусков, есть следующие. Какие отпуска указывать в графике? Что делать, если работник не использовал отпуск за предыдущий календарный год?

Итак, помимо ежегодного оплачиваемого отпуска законодательством предусмотрены дополнительные отпуска для лиц, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, лиц, чья работа имеет особый характер, работников с ненормированным рабочим днем, лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 116 ТК РФ).

Кроме этого, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ).

Дополнительный отпуск предоставляется также совмещающим работу с обучением (учебный отпуск) (ст. ст. 173 — 176 ТК РФ).

Отвечаем на первый вопрос. В графе 5 «Количество календарных дней» графика отпусков указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, который состоит из основного и дополнительного отпусков. Поскольку использование отпуска без сохранения заработной платы или учебного отпуска является правом, а не обязанностью работника, то и в графике они не отражаются.

Сведения о количестве дней дополнительного отпуска, которые предоставляются работнику, указываются в графе 10 «Примечание».

Если работник не использовал часть отпуска в предыдущем году, неиспользованные календарные дни отпуска включаются в общее количество календарных дней. Если по соглашению между работодателем и работником отпуск разделен на части, в графе 5 указывается количество календарных дней в каждой части, а в графе 6 — даты начала (или начала и окончания) каждой части отпуска.

Обратите внимание! Работодателю следует помнить, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ).

Составляем и утверждаем график отпусков

В связи с тем что график отпусков составляется перед началом календарного года и действует весь год, возникает вопрос по поводу работников, которые будут приниматься на работу в течение этого года: каким образом их нужно включать в график отпусков и нужно ли это делать?

Поскольку обязанности включать новых работников в график отпусков нет, работодатель принимает решение самостоятельно. В данном случае можно составить дополнительные графики отпусков или же предоставлять отпуск только на основании заявления работника. Конкретный порядок лучше прописать в локальном акте организации.

Похожая ситуация и с внешними совместителями. Работодатель может включить их в график отпусков, а может не включать, что более целесообразно, так как согласно ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска совместителям предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Для этого работник-совместитель предоставляет заявление на отпуск и прилагает к нему копию приказа о предоставлении отпуска или выписку из графика отпусков по основному месту работы.

При этом если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

При составлении расписания отдыха существуют определенные правила, которые следует соблюдать. Его утверждают единожды в год. И на его изменение есть определенные ограничения. Так, туда можно вносить только коррективы по срокам, если на то есть необходимость и документальное основание в форме приказа по организации, подписанного непосредственно руководителем. Таким образом, приказ должен быть согласован с администрацией предприятия и профсоюзной ячейкой (если есть).

Предлагаем ознакомиться:  Как оформить перенос отпуска по желанию работника

Порядок составления графика отпусков

Составляем и утверждаем график отпусков

Имейте в виду: при принятии на работу новых сотрудников периоды их отдыха обычно не вносят в существующий график, но их могут утвердить по согласованию с администрацией. Также см. «Первый отпуск после устройства на работу».

Запланированный отпуск всех работников предприятия, оформленный на бумаге, должен быть утвержден не позднее 14 дней до завершения уходящего года. До 2013 года график отпусков составляли в законодательно установленной форме (Т-7). В настоящее время этот бланк не является обязательным, но, для удобства, можно воспользоваться им, удалив лишние и добавив нужные графы.

Допускается внесение корректировок в предложенную таблицу – исключение и добавление новых граф. Необязательными является информация по ОКУД, ОКПО, отметка профсоюзов (если их нет). Часто ячейки дополняются графами для согласования с подразделениями и юристами.

Также допускается ввод граф с росписью работника об ознакомлении с датой начала отпускного периода.

  •  название организации;
  •  номер документа, дата оформления и на какой год составляется;
  •  сведения о мотивированном мнении профсоюза (при его наличии);
  •  место для фиксации утверждения документа;
  •  информация о сотрудниках (ФИО, должность, количество дней отдыха, предполагаемая дата начала отсутствия);
  •  графы для внесения сведений о фактической дате ухода в отпуск, переносе его и отзыве;
  •  ячейки для фиксации ознакомления работников;
  •  сведения о разработчике документа, его подпись.

В локальный нормативный акт необходимо вносить всех сотрудников, включая находящихся в отпуске по уходу за детьми и совместителей. Если работник планирует

, то информация об этом оформляется в две строки.

Причем следует помнить, что одна часть непрерывного отсутствия должна быть продолжительностью 14 и более суток. В документе фиксируется как

основной отпуск

, так и

дополнительный

.

Не стоит недооценивать значение, зачем нужен график отпусков, поскольку документ регулирует важную часть трудовых взаимоотношений и подтверждает соблюдение на предприятии норм трудового права.

Далее к процессу разработки подключается специалист кадрового отдела. Процесс составления можно разбить на несколько частей, в зависимости от того, какие графы надлежит заполнить:

  1. Оформление граф 1-6. Прежде всего, предстоит внести все исходные сведения о компании, названии структурного подразделения, должности и ФИО персонала, трудоустроенного в организации. Пятая графа содержит информацию о количестве предоставленных оплачиваемых дней. В случае разбития отпуска на части, информацию заполняют отдельными строками по каждому случаю использования права на отдых. Шестая графа заполняется информацией о дне начала отдыха, но не запрещается указывать для удобства полностью весь период.
  2. Далее в течение года предстоит вносить корректирующие записи в графы 7-10. Они заполняются от руки, в процессе использования работниками права на отдых. Если человек использует дни вне графика, в 8-ой графе отражают сноску на номер и дату внутреннего документа, на основании которого проводится корректировка (внутренний приказ). Внося сведения в эту графу нужно учитывать, что само по себе заявление сотрудника не является достаточным основанием для переноса – заявление подлежит согласованию с руководством и оформляется внутренним приказом. 9-ая графа описывает предполагаемый отпуск (дату в текущем или следующем календарном периоде). 7-ая графа включает информацию о фактическом использовании дней.
  3. Последняя графа – 10-я, содержит примечания, которые вносит ответственный работник кадровой службы. В ней отражают любую полезную информацию, связанную с отпуском конкретного работника (причина сдвига дат, отзыв из отпуска по конкретным причинам, указанным в ТК РФ).

Отпуск по графику гарантирует нормальную деятельность компании, без накладок и сбоев, однако редко удается соблюсти запланированные периоды, поскольку в течение времени возникают различные непредвиденные ситуации, требующие корректировки. Информация из документа позволяет отслеживать использование работниками права на оплачиваемые дни и регулировать уход в отпуска.

Следующим шагом при составлении графика является получения мотивированного мнения профсоюза (при его наличии). Согласно законодательству представителю общественной организации на согласование отводится 5 рабочих дней. Затем документ, в срок не позднее двух недель от начала года, на который составлен, утверждается руководителем предприятия.

Завершающий этап — это ознакомление сотрудников с локальным нормативным актом под подпись.

Несмотря на то что график отпусков утверждается работодателем и обязателен для работников и работодателя в течение года, в этот период он может изменяться в силу некоторых обстоятельств, например болезни, ухода работника в отпуск по беременности и родам. Кроме этого, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок в случаях, установленных ст. 124 ТК РФ, а также может быть перенесен на другой срок по соглашению между работником и работодателем.

Составляем и утверждаем график отпусков

Обратите внимание! Если работнику своевременно не была произведена оплата времени ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).

Таким образом, изменения в графике отпусков могут быть связаны в основном с датами предоставления отпуска или его продолжительностью. В этих случаях графы с 1-й по 6-ую остаются прежними, а изменения вносятся в графы с 8-й по 10-ую.

Предлагаем ознакомиться:  Трехсторонний договор заказчик исполнитель плательщик образец — Юридическое лицо

Например, если в графике отпусков не указана конкретная дата ухода в отпуск, а указан только месяц, работник пишет заявление с указанием конкретной даты, реквизиты которого отражаются в графе 10, а в графе 7 указывается конкретная дата начала отпуска. Остальные графы не заполняются.

Приведем здесь и далее фрагменты формы.

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

10

Апрель

07.04.2014

Заявление работника от 20.03.2014

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

10

07.04.2014

Заявление о переносе отпуска от 03.03.2014

12.05.2014

Отпуск переносится по просьбе работника

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

10

07.04.2014

Заявление о переносе отпуска от 07.04.2014, листок нетрудоспособности от 04.04.2014, приказ от 07.04.2014 N 25

21.04.2014

Отпуск переносится в связи с болезнью работника

Обратите внимание! Если отпуск в связи с болезнью продлевается, никаких записей в график не вносится.

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

10

07.04.2014

Заявление о предоставлении ежегодного отпуска перед отпуском по беременности и родам от 20.01.2014

03.03.2014

Отпуск предоставляется до отпуска по беременности и родам

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

10

07.04.2014

Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам от 11.03.2014, приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам от 12.03.2014 N 26

Предоставляется отпуск по беременности и родам с 08.04.2014. В связи с тем что работница находится в стационаре, ежегодный отпуск будет предоставлен позже

Записи о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью, отзывом из отпуска, а также в связи с предоставлением отпуска с последующим увольнением вносятся по аналогии, в графе 8 указываются соответствующие документы (заявления, приказы), в графе 9 — дата переноса, в графе 10 — причины переноса.

дата

перенесение отпуска

Примечание

запланированная

фактическая

основание (документ)

дата предполагаемого отпуска

10

07.04.2014

Приказ об увольнении от 24.03.2014 N 19/у

Работник уволен 24.03.2014 с выплатой компенсации за 10 дней неиспользованного отпуска

Сотрудник в обязательном порядке должен ежегодно идти в отпуск, при этом минимальный период отпуска составляет 28 календарных дней. Об отпуске сотрудника необходимо извещать заранее, не позже, чем за 2 недели до его начала.

Необходимо отслеживать своевременность ухода работника в отпуск и полноту его предоставления, чтобы в течение года не накапливалось большое количество неиспользованных дней.

Если же за предыдущий период неиспользованные дни накопились, присоединить их к отпуску можно только при согласии сотрудника. Данный пункт после согласования с работником включается в график отпусков.

Перед тем, как начать составление графика, следует проанализировать и учесть следующие пункты:

  • дополнительный отпуск в соответствии с законодательством (при наличии соответствующих условий);
  • возможность подменить сотрудника на весь период отпуска без ущерба для производственных процессов;
  • длительность работы сотрудника на данном предприятии.

Статья 122 НК РФ регламентирует возможность предоставления отпуска сотруднику в первый год работы на фирме по истечении 6 месяцев непрерывного стажа по согласованию сторон.

В некоторых случаях разрешается предоставить отпуск ранее, чем через 6 месяцев. Отпуск за последующие годы предоставляется в любом месяце согласно графику.

Документ хранится на предприятии в течение 1 года согласно статье 693 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Типичные ошибки при составлении Графика отпусков

В небольших фирмах практикуется предоставлять отпуск только по заявлению сотрудника, при этом сам график отпусков не утвержден администрацией. Это нарушение трудового законодательства, которое несет за собой административную ответственность.

За подобные нарушения компанию имеют право дисквалифицировать на период до трех лет.

Документ должен быть в обязательном порядке утвержден лицом, отвечающим за ведение графика (начальником отдела кадров), руководителем фирмы и профсоюзом. Документ в обязательном порядке составляется даже, когда в организации работает один сотрудник (руководитель).

График должен подписываться только уполномоченными лицами, все графы документа должны быть заполнены соответствующим образом.

К типичным ошибкам относится несоблюдение графика отпусков, не учтены пожелания сотрудников по поводу отпуска в удобное для них время.

К нарушениям принадлежит выполнение записи в график других видов отпусков, например, по уходу за ребенком до 3 лет. Допускаются ошибки при делении отпуска на части. Следует помнить, что одна из частей отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней.

Неиспользованные дни отпуска не должны быть равны или превышать период работы в 2 года, что регламентировано ст. 124 Трудового кодекса РФ. Некорректный расчет оплаты за неиспользованные дни отпуска посредством округления дней в большую или меньшую сторону.

Некорректным считается назначение даты начала отпуска в последний день рабочей недели, например, в субботу при шестидневке. Учебный отпуск не принадлежит к тарифным отпускам, поэтому в графике не отображается.

В одном календарном году сотрудник может получить два отпуска только, если он оформлен на работу в прошлом году. В этом случае, работник в начале года берет отпуск за этот год, а в конце года – за следующий год.

В документе этот пункт должен отражаться с соответствующими пометками. Руководитель и его заместитель не могут идти в отпуск одновременно. Нарушением считается непредоставление отпуска в течение двух и более лет непрерывной работы.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector