Служебная записка на списание продуктов питания образец

Как написать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
  • название документа;
  • текст — что именно необходимо сообщить руководству;
  • дата, подпись и обязательно должность автора служебной записки.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример 3

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

При каких обстоятельствах фирме следует формировать акт списания продуктов питания?

Любой организации, занимающейся деятельностью, связанной с продажей и переработкой продовольственных товаров, приходится иногда сталкиваться с ситуацией, когда:

  • она не успевает распродать некоторую часть закупленного товара до истечения срока годности;
  • продукты питания могут испортиться по чьей-либо вине либо из-за воздействия внешних факторов.

В любом случае, если продовольственный товар не пригоден для последующего употребления, у фирмы возникает необходимость списать его.

ВАЖНО! Компании следует помнить, что при списании продуктов обязательно нужно выяснить, из-за чего произошла порча. Ведь от этого зависит порядок учета в налоговых расходах стоимости списываемых товаров, а также порядок бухучета.

Так, если срок годности продукта подошел к концу или если товар испортился в результате чрезвычайной ситуации, то его стоимость при списании можно целиком отнести к расходам: как прочие расходы списываются просроченные товары (подп. 49 п. 1 ст. 264), а испорченные в результате чрезвычайной ситуации — как внереализационные расходы (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК).

Если товары испортил работник компании, то фирма:

  • в расходах отражает стоимость списанных продуктов (подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ);
  • в доходы включает сумму понесенного ущерба, которую возместит виновник (добровольно или по решению суда) в силу п. 3 ст. 250 НК РФ.

Если же товар более не пригоден по естественным причинам (рассыпался, выветрился и т. д.), то к расходам стоимость таких продуктов также можно отнести, но в пределах норм естественной убыли (письмо Минфина РФ от 23.05.2014 № 03-03-РЗ/24762).

Подробнее о списании потерь по товарам см. в статье «Порядок списания товарных потерь (нюансы)».

Итак, если продукт испорчен, фирме следует его списать. Такое списание оформляется специальным актом. Единой обязательной для всех компаний формы акта не установлено. Вместе с тем в постановлении Госкомстата РФ «Об унифицированных формах первичных документов по учету кассовых операций» от 25.12.1998 № 132 содержатся действовавшие до 2013 года обязательные шаблоны отдельных документов, в частности:

  • ТОРГ-15 — оформляется порча, бой и лом товара;
  • ТОРГ-16 — фиксирует списание товаров.

Фирма может составить рассматриваемый акт по указанным шаблонам или оформить списание по собственному локальному шаблону.

Образец оформления служебной записки о списании основных средств – основания и обоснование

Например, код материала, направление расходования и другие.

  1. Основания для списания. Следует указать, какими документами подтверждаются мероприятия, подтверждающие необходимость списания.

Это может быть акт проверки, решение комиссии о непригодности вещи к дальнейшему использованию, заключение экспертизы о том, что определённый прибор сломан и его восстановление экономически нецелесообразно;

  1. Сведения о материально ответственном лице и о подразделении, в котором использовались ценности;
  2. Период, за который был совершён расход. Сроки списания зависят от правил, установленных на предприятии. Это может быть месяц или квартал;
  3. Перечень приложений.

Для целей бухгалтерского учета под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к учету.

Служебная записка на списание продуктов питания образец

Полномочия по определению стоимости возлагаются на специально созданную в учреждении комиссию по поступлению и выбытию нефинансовых активов.

В качестве источников информации комиссия использует данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей, сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в средствах массовой информации и специальной литературе, экспертные заключения (в том числе экспертов, привлеченных к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов на добровольных началах) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.

Операции по внутреннему перемещению мягкого инвентаря оформляются записью:Дебет 0 105 35 340″Увеличение стоимости мягкого инвентаря — иного движимого имущества учреждения»Кредит 0 105 35 340″Увеличение стоимости мягкого инвентаря — иного движимого имущества учреждения».

Выдача мягкого инвентаря в эксплуатацию отражается материально ответственным лицом в Книге (карточке) учета материальных ценностей на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Сроки использования предметов мягкого инвентаря исчисляются со дня их фактической выдачи в эксплуатацию.

Предлагаем ознакомиться:  Как восстановить срок обжалования решения суда

Время хранения на складах в срок эксплуатации не засчитывается.При увольнении работник обязан сдать на склад пригодную для дальнейшего использования спецодежду.

Служебная записка на списание продуктов питания образец

Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала. Оформление служебной записки Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

  1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
  2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
  3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
  4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
  5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
  6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу.

Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений. Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки.

Ознакомьтесь с образцом.

На командировку После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку.

Грамотное заполнение Как уже упоминалось выше, на каждом предприятии существуют свои правила составления служебок, связанных с системой списания товара и материальных ценностей. Согласно общим требованиям, такая бумага должна содержать:

  • реквизиты, такие как дата, номер и наименование, раскрывающее тематику документа;
  • наименование адресата. Обычно его роль играет директор или заместитель директора, занимающийся обеспечением компании материальными ценностями;
  • просьбу о списании обозначенных вещей;
  • информацию о списываемых предметах, которые были израсходованы или превратились в непригодные;
  • основания для списания.

31 августа 2018      Документы

Списание основных средств проходит на любом предприятии по строго определенной процедуре.

Служебная записка на списание продуктов питания образец

Для этого требуется заполнение и оставление некоторых документов и, прежде всего, пояснительной или служебной записки.

Также это документ может принять форму ходатайства.

Такой документ обычно пишется в единственном экземпляре и только при острой необходимости составляется его копия.

Цель служебной записки— уведомить должностное лицо  о необходимости списать объекты ОС вследствие указанных причин.

Если служебную записку пишет человек, который обладает необходимой информацией о стоимости ОС, то в ней указывается оценочная и остаточная стоимости.

Чаще всего такое ходатайство пишет инженер по АХЧ, а также лицо, имеющее доступ к учету ОС.

Чаще всего оборудование или другие основные средства списываются в случае, если:

  • Объект изношен морально или физически. Считается непригодным для дальнейшего использования и эксплуатации.
  • На предприятии происходит техническое оснащение, расширение, а также замена основных средств.
  • ОС пострадало в результате аварии или стихийных бедствий и не пригодно к дальнейшей эксплуатации.
  • Обнаружена недостача в результате инвентаризации.

При этом служебную записку можно не писать, а также не согласовывать с руководством списание ОС, если его первоначальная стоимость ниже суммы, установленной  внутренними правовыми актами или законодательством.

При списании в связи с недостачей нужно уточнить начальную стоимость оборудования, стоимость его амортизации и списать долг на виновное лицо, если таковое было установлено.

Важно! Даже если у основного средства амортизация составила 100% без прохождения полной процедуры по списанию нельзя выкидывать оборудование или утилизировать его.

Это противозаконно и может привести к привлечению к дисциплинарной или материальной ответственности виновных лиц.

Для того чтобы запустилась процедура списания необходимо указать в служебной записке веские основания. К ним относятся:

  • Физический износ, который привел к невозможности использования оборудования по прямому назначения. Это может быть поломка, необходимость постоянного ремонта, а также проблемы с оборудованием, которые возникли по вине внешних факторов (авария, стихийное бедствие).
  • Материальный износ — оборудование считается устаревшим и не может использоваться вследствие несоответствия требованиям основного производства. Чаще всего это основание применяется в том случае, когда на предприятии есть возможность переоборудовать производство или применить более новые т технологии для улучшения производственного процесса.

По сути, служебная записка  необходимо только в случае, если материальная база устарела и по факту оборудование необходимо менять, или замена уже происходит, а прежнее оборудование есть необходимость списать.

На основании записки генеральный директор созывает приказом комиссию, которая будет заниматься оформлением выбытия ОС.

Предлагаем ознакомиться:  Образец приглошения лицу без гражданства в россию

Скачать образец

Для того чтобы списать основные средства, в том числе ценное имущество, необходимо составить технико-экономическое обоснование.

Это документ, в котором  ответственное лицо при помощи расчетов обосновывает необходимость снять с учета имущество.

Чтобы списать технику или оборудование, часто для технико экономического обоснования необходимо обратиться к организации, которая производит обслуживание данного имущества на предприятии.

Последний, в свою очередь, после получения всех документов должен в течение 30 дней принять соответствующее решение.

Выводы

Списание основных средств на производстве происходит по принятой в законодательстве и бухгалтерском учете процедуре.

В связи с этим важно, чтобы вся документация была оформлена в соответствии с требованиями.

Сюда относится и служебная записка руководству о необходимости снятия с учета того или иного оборудования.

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  5. Образец служебной записки

  6. В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Образец служебной записки на списание товара

Из двух перечисленных выше форм акт ТОРГ-16 имеет более широкий спектр потенциального применения, поскольку ориентирован на списание товаров в принципе, а не на конкретную ситуацию (порчу, бой товаров).

Заполнение акта списания испорченных по какой-либо причине продуктов с использованием шаблона ТОРГ-16 не представляется сложной задачей.

В нем помимо общих реквизитов фирмы должны быть указаны:

  • даты поступления продуктов и их списания;
  • сведения о списываемом продукте (наименование, единица измерения, количество, масса, цена и стоимость);
  • причина, по которой продовольствие подлежит списанию.

В конце документа приводится суммарная стоимость списываемых товаров.

Под указанными сведениями ставят свои подписи все члены комиссии, которые вынесли решение о списании продуктов, а также материально ответственное лицо.

Завершает акт решение руководителя о том, на кого следует отнести потери из-за списания. Это может быть как сама фирма (ее расходы или финансовые итоги), так, к примеру, и сотрудник, испортивший товар.

Вам может быть интересно также и списание основных средств. О соответствующем акте см. в статье «Унифицированная форма № ОС-4 — акт о списании объекта ОС».

Записка на списание материальных ценностей обычно составляется в форме таблицы.

Служебная записка на списание продуктов питания образец

Генеральному директору ООО

От материально ответственного лица

Прошу разрешить списание материальных ценностей.

Далее указываются основания для осуществления списания: поломка, неисправность оборудования.

В записке прописываются все материальные объекты, которые предполагается списать. К примеру, основанием может стать негодное состояние оборудования.

Общая форма и другие частные случаи служебных записок — здесь.

Канцелярские товары необходимы для деятельности любого офиса. Для бесперебойной работы офисного персонала в достаточном количестве требуются ручки, карандаши, степлеры, блокноты, скобы, линейки, бумага и др. Как правильно составить заявку (далее также – запрос) на закупку канцелярских принадлежностей?

Прежде чем приступить к заполнению заявки на канцелярские товары, ответственное лицо предприятия или организации (как правило, это руководитель структурного подразделения) обязано выяснить – в каких предметах нуждается его отдел.

Существует обязательный набор канцелярии, который требуется любому офису. Перед заполнением запроса начальник отдела должен обойти каждого офисного сотрудника и узнать – какие позиции наиболее востребованы и в каком количестве.

Служебная записка на списание продуктов питания образец

Следует самостоятельно все перепроверить (например, сотрудники структурного подразделения уже заказывали линейки в прошлом месяце, зачем же в заявке фигурирует еще несколько штук?).

Предлагаем ознакомиться:  Какие документы нужны для дарственной на квартиру: для оформления соглашения самостоятельно и с заверением у нотариуса

Заявка составляется в простой письменной форме с использованием машинописной техники или собственноручно. Под заявкой понимается документ, содержащий в себе письменное обращение подчиненного (руководителя структурного подразделения) к вышестоящему должностному лицу (как правило, начальнику отдела снабжения или заместителю директора по АХЧ).

Составление документа осуществляется согласно следующему алгоритму:

  • оформление «Шапки» запроса – указывается наименование документа («Заявка на канцелярские товары»), дата составления, ФИО лица, кому адресуется заявка, наименование структурного подразделения, подающего запрос;
  • текст просьбы – обычно в формате вида «Прошу произвести процедуру закупок канцелярских товаров из внебюджетных средств для нужд кадровой службы»;
  • перечень канцелярских принадлежностей, необходимых структурному подразделению, в виде таблицы;
  • ФИО лица, подавшего запрос, подпись;
  • примечания.

Помимо заявок на канцелярию, существуют следующие формы:

  • на закупку мебели и бытовой техники;
  • картриджи, тонеры и другая оргтехника;
  • запрос на предоставление издательских или редакционных услуг;
  • покупка запасных частей, комплектующих, расходных и горюче-смазочных материалов;
  • текущий ремонт офиса;
  • запросы на приобретение служебного оборудования;
  • сводная заявка на закупку товаров, работ и услуг.

Отметим, что по формам запросы делятся на внешние и внутренние.

Рассматриваемый тип относится к внутренним заявкам, то есть используемым внутри конкретно взятой организации. При необходимости совершить внешний запрос (например, запрос на поставку товара от поставщика) составляется соответствующая внешняя заявка.

Если юридическое лицо приобретает канцтовары у определенного поставщика, договор поставки может сопровождаться заявкой на поставку товара.

Эта заявка отличается от той, которая используется внутри компании. При помощи внешнего запроса стороны могут прийти к решению, к примеру, произвести поставку в течение заранее установленного срока после составления договора поставки. При этом в договоре может быть указано на свободную форму запроса или же приведен унифицированный бланк.

Если заявка сопровождает договор, то есть является его приложением, все изменения номенклатуры канцтоваров, не предусмотренные изначально, оформляются дополнительным соглашением сторон.

К запросу предъявляются следующие требования:

  • заполнение осуществляется либо в свободной форме, либо на фирменном бланке организации – в зависимости от политики деятельности конкретной компании;
  • номенклатура канцелярских принадлежностей обязательно должна быть составлена в виде таблицы с «шапкой» и основной частью;
  • в табличной части указывается не только наименование позиции, но и единица измерения количества (например, штуки или килограммы), а также количество в соответствующей единице измерения (например, 5 штук или 100 грамм);
  • при необходимости в табличную часть добавляются дополнительные столбцы (например, с указанием артикула);
  • обязательно прописывается ФИО руководителя отдела, нуждающегося в закупке канцелярии, и его ФИО, а также ФИО адресата (начальник отдела снабжения).

В некоторых компаниях руководство требует сопровождать запрос еще и служебной запиской. По сути, эти два документа в разрезе данного случая несут одинаковую функцию – информационно-справочную.

В отличие от заявки, в текстовой части служебной записки может еще и обуславливаться необходимость закупки соответствующих канцелярских принадлежностей (к примеру, для нужд конкретного работника, с обоснованием таких нужд).

«Служебка» хоть и составляется в произвольной форме, тем не менее, содержит ряд обязательных элементов:

  • название должности и ФИО адресата в дательном падеже в правом верхнем углу;
  • название документа – то есть «Служебная записка»;
  • дата составления, регистрационный номер;
  • заголовок должен содержать информацию о предмете в предложном падеже, в данном случае – «Служебная записка на закупку канцтоваров»;
  • в основной части описывается сложившаяся ситуация, затем просьба обращающегося;
  • в конце ставится подпись составителя, указываются его должность, ФИО, расшифровка подписи.

Если в организации отсутствует утвержденная форма запроса на канцтовары, ответственное лицо обязано составить документ в свободной форме.

Компания может разработать собственный бланк заявки. В таком случае руководители структурных подразделений обязаны использовать утвержденную форму.

Служебная записка может также составляться в свободной или по заранее утвержденной руководством фирмы форме.

Copyright 2017 – ЗнайБизнес.Ру Портал для предпринимателей

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector