Журнал регистрации (учёта) трудовых договоров и дополнительных соглашений - образец заполнения и ведения, обязательно ли, где купить
Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499)938-71-58 (бесплатно)
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 350-84-13 (доб. 215, бесплатно)

Региситрация дополнительных соглашений к трудовым договорам

Ведение журнала

Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.

По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.

Причины изменения договора могут быть различными:

  • перевод на другую работу;
  • смена собственника;
  • отстранение от работы;
  • изменение условий труда.

При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу. Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником.

Региситрация дополнительных соглашений к трудовым договорам

В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.).

Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность. При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.

Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.

№ п / п Дата Номер ФИО Вид работ № и дата Срок действия Содержание Прим
10 10.02.14 48 Емец К.Л. слесарь 32 от 28.04.12 10.02.14 – 10.02.15 Изменение оклада

Ведение отдельной книги для дополнительных соглашений не обязательно. Можно эту информацию заносить в основной журнал, предусмотрев для этого отдельную графу. Однако, если таких изменений к договору будет несколько, то вносить их туда будет проблематично. В этом смысле электронная версия выигрывает.

Порядок регистрации и нумерации контрактов аналогичен порядку для трудовых договоров. Предприятие вправе вести одну книгу регистрации контрактов и трудовых договоров, но можно заводить и два журнала с отдельной нумерацией.

Предлагаем ознакомиться:  Возврат страховой части по кредиту

Очень удобна не сквозная нумерация, а по датам с указанием порядкового номера за это день. Например, 15/01-2, тогда понятно, что договор составлен 15.01. Этот подход оправдан для кадровых служб больших предприятий, когда появление нового договора вводит в ступор кадровика – он составлен давно, а попал в руки только сейчас, и номер ему не присвоен. Тогда документ просто нумеруется датой заключения – и проблема решена.

Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

Обязательно ли его вести?

Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.

Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

Опыт кадровиков

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.

В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

Как составить книгу

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

Предлагаем ознакомиться:  Обжаловать отказ в регистрации прав

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата начала ведения книги и ее окончания;
  • период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

  • дата заключения трудового договора, его номер;
  • фамилия-имя-отчество сотрудника;
  • структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
  • должность;
  • характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Региситрация дополнительных соглашений к трудовым договорам

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.

Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.

При несоответствии записей на бумажных и электронных носителях, предпочтение отдается бумажным.

В бумажном виде

Как оформить журнал регистрации? Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя. Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.

Пример заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Если в организации есть сотрудники, работающие по контракту, то необходимо предусмотреть отдельную колонку для их регистрации, или можно сделать соответствующую запись в примечаниях. Также на некоторых более крупных предприятиях вводят колонки для записи должности и структурного подразделения.

Предлагаем ознакомиться:  Ходатайство в роспотребнадзор о снижении штрафа образец

На отдельной странице делается запись о назначении ответственного лица – ФИО, дата и номер приказа, должность. Последняя страница несет информацию о дате закрытия журнала, № приказа, дате сдачи на хранение в архив.

В случае если ответственный за ведение книги сотрудник обнаружил неправильность заполнения или другие ошибки, то данный журнал заканчивается досрочно. Об этом делается соответствующая запись, издается приказ и книга сдается в архив.

Основным преимуществом ведения журнала в электронной форме является возможность быстрого поиска и ввода информации. Удобно вести учет не в Word, а в MS Excel (учет в табличном виде).

Возможности электронного документооборота:

  • быстрота и доступность поиска документа;
  • оптимизация работы с кадрами;
  • контроль оформления и хранения документов;
  • соблюдение конфиденциальности;
  • уменьшение трудоемкости затрат;
  • сохранение первичных документов (анкеты, автобиографии, заявления и другие) в электронном виде;
  • формирование по требованию копий приказов и различных видов выписок.

Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе.

В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового договора и выдается сотруднику на руки, но с учетом уволившихся, необходимо предупредить возможную подтасовку и другие виды махинаций со стороны работодателя путем давления на работников отдела кадров. В конце года журнал распечатывается с нумерацией, прошивается, опечатывается и сдается на хранение.

Как оформить книгу

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

  • конфиденциальность;
  • простата оформления и заполнения документа;
  • более легкий контроль за ее сохранностью;
  • минимум расходов.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector