Назначение приказов
В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).
А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.
При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет. Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).
В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:
- об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
- о трудовом распорядке;
- о графике отпусков;
- о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
- об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
- о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.
А нужна ли вообще нумерация приказов
В пользу нумерации можно привести несколько аргументов:
- При длительном хранении (некоторые из приказов хранятся постоянно, но даже минимальный срок их хранения составляет 5 лет) может возникнуть необходимость найти тот или иной документ. Простое перелистывание многочисленных папок — это неприемлемый вариант, особенно в организациях, где издается за один рабочий день издается несколько однотипных документов.
- Даже если речь идет о небольшом предприятии или ИП, где за весь год издается десяток распорядительных документов, и найти или идентифицировать документ в случае необходимости бывает достаточно просто, вопрос о нумерации приказов возникает, как только вносится хотя бы одна запись в трудовую книжку работника, где необходимо заполнить соответствующую графу.
- Сквозная нумерация дисциплинирует сотрудников, ответственных за хранение фонда. В случае преднамеренного изъятия из папки или непреднамеренной утраты документа, его отсутствие становится заметным по прерывающейся нумерации;
- Конечные порядковые номера позволяют оценить объем документооборота в конце года и принимать соответствующие управленческие решения относительно организации делопроизводства.
Виды приказов по основной деятельности
В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:
- Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
- Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
- Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
- Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
- Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
- Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
- Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
- Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.
В 2018 году регламент изменился — вступил в силу Приказ Росархива № 44 от 11.04.2018. Также с 01.07.2018 начал действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвердивший новый порядок составления организационно-распорядительной документации.
Что входит в понятие «присвоить номер приказу»
Понятие «присвоить номер приказу» подразумевает выполнение нескольких действий:
- отнесение документа к одному из видов;
- определение подвида (чаще всего это касается приказов по личному составу);
- определение порядкового номера предыдущего приказа в соответствующей группе;
- составление обозначения номера (цифрового или с использованием буквенной части) с учетом результатов выполнения предыдущих пунктов и принятой в организации системы кодирования буквенной составляющей номера;
- регистрация и внесение сформированного номера непосредственно в документ.
Правила составления приказов: пошаговая инструкция
Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.
Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.
Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:
- Документ должен быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху необходимо указать полное (краткое) наименование учреждения, а также его эмблему и товарный знак (при наличии).
- Ниже прописывается наименование вида документа — приказ, место составления (издания) (город или иной населенный пункт) и его реквизиты (регистрационный номер, дата). Нумерация приказов по основной деятельности сквозная, то есть каждому указу присваивается порядковый номер. Нумерация открывается с начала нового года и заканчивается последним рабочим днем отчетного периода.
- Ставится заголовок — тема распорядительной документации.
- Преамбула — текст, предваряющий указания руководства. В нем необходимо определить причину издания документа, а также норматив, на который ссылается руководитель. Завершить вводную часть нужно словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (всегда заглавными буквами).
- Далее перечисляются поручения, сроки их выполнения, назначаются ответственные лица и лицо, контролирующее ход выполнения распоряжений.
- После перечисления всех параграфов указания подписываются руководителем или иным уполномоченным лицом по схеме: должность — подпись — расшифровка подписи. При наличии ставится печать.
- Завершается документ разделом, где ставят подписи все лица, которые указаны в тексте. Подпись является подтверждением того, что сотрудник ознакомлен с редакцией указа. Также в обязательном порядке подписывается работник, ответственный за разработку данного документа.
https://www.youtube.com/watch?v=VU-xMIC8jE4
Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.
Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.
Коротко о главном
Нумеровать приказы обязательно. Это позволяет решать сразу несколько управленческих и юридических задач за счет наведения порядка в документном фонде.
Что будет с неиспользованными отпусками в 2019 году? Узнаете тут.
Порядок нумерации должен быть закреплен документально на уровне ведомства или на уровне самой организации. Номер может быть цифровым или буквенно-цифровым. Нумерация начинается заново в каждом календарном году.
Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять
Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.
В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.
Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98).
https://www.youtube.com/watch?v=ytB03i6vNb0
Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.