Образец служебной записки о нарушениях в работе и невыполнении обязанностей

Подавать или не подавать?

Руководитель должен иметь представление о причинах произошедшего. Отклонение от принятых норм (опоздание на работу, допущение ошибки при выполнении обязанностей) может быть обусловлено объективными причинами, не подразумевающими наличия вины со стороны сотрудника. Однако бывает и так, что по окончании изучения всех подробностей вина за произошедшее возлагается на работника.

Легкомысленность в вопросе оформления объяснительной записки недопустима. В некоторых ситуациях ее составление является обязательным (предусмотрено законодательством). В других случаях инициатива может исходить от сотрудника. Работник при этом должен понимать, что предоставление документа объяснительного характера не входит в круг его обязанностей. Более того, оно может быть рассмотрено в качестве права на защиту.

Как ни странно, в законодательных актах отсутствует термин «объяснительная записка». В дословной формулировке идет речь о «затребовании объяснений в письменном виде». Предоставление последних в обязательном порядке предусмотрено в случае нарушения трудовой дисциплины, совершения неправомерных действий либо невыполнении возложенных на работника обязанностей. При совершении перечисленных проступков ограничиться устными объяснениями не удастся.

В каком случае пишется объяснительная

В жизни случается многое, поэтому пока работник не объяснится со своим работодателем, делать какие-либо выводы, а тем более сразу налагать на него дисциплинарную ответственность не рекомендуется.

Прежде всего надо попытаться связаться с работником, выяснить что же случилось. После этого необходимо зафиксировать факт невыполнения сотрудником своих обязанностей, а также запросить у него объяснительную в письменном виде. Для ее составления работнику отводится в соответствии с законодательством два дня.

Составление объяснительной необходимо:

  • Когда работник временно отсутствует на месте работы без ведома руководства.
  • Когда обязанности не выполняются (сотрудник отказывается) или выполняются не в полном объеме.
  • В случае опоздания работающим на предприятии.
  • Когда действиями работника или бездействием был нанесен материальный ущерб компании.
  • Если работник был замечен на работе в состоянии алкогольного или наркотического опьянения.
  • В случае невыполнения сотрудником поручения директора, когда оно не входит в прямые обязанности данного работника.
  • Искажение или сокрытие сведений от руководства, относящихся к деятельности компании.
  • Нарушение правил безопасности, установленных на предприятии.

Особенности составления

Объяснительные записки составляются во многих ситуациях, включая повреждение рабочего имущества. Эти документы подразумевают письменное изложение случившегося (без просьб и заявлений). Данная особенность отличает объяснительную записку от докладных записок и заявлений.

Желающий реабилитироваться человек заинтересован в попадании объяснительной на стол начальника. Благодаря этому документу у работника появляется шанс доведения до руководящего состава собственного видения ситуации. Принуждение сотрудника к написанию объяснительной записки не входит в компетенцию руководства. Излишнее рвение со стороны начальства может подтолкнуть работника к написанию жалобы в надзорный орган.

Образец служебной записки о нарушениях в работе и невыполнении обязанностей

Объяснительная записка — специфический документ делового характера, оформляемый на листах А4. Верхняя часть документа отведена для данных получателя (должность, Ф.И.О.) и сведений о составителе (должность, название структурного подразделения, Ф.И.О.). Помимо этого предусмотрено место для названия документа и непосредственно текста.

Отсутствие утвержденного образца объяснительной записки подразумевает отсутствие четко сформулированных требований по ее написанию. Несмотря на это, приветствуется деловой стиль изложения сути проблемы от первого лица. На этапе написания желательно не допускать грамматических, орфографических и стилистических ошибок.

Какова суть документа

Прежде чем устанавливать вину работника, необходимо узнать его видение сложившейся ситуации, чтобы учесть все возможные обстоятельства произошедшего.

Суть объяснительной при невыполнении сотрудником своих обязанностей сводится к способу выражения работником личного мнения о картине произошедшего.

Этот документ фиксирует его свидетельские показания, объяснения и т. д. Работодателю обязательно нужно знать их, чтобы объективно определить, что же произошло на самом деле.

Образец служебной записки о нарушениях в работе и невыполнении обязанностей

Внимание! Отсутствие объяснительной может привести к невозможности привлечения провинившегося к соответствующей ответственности. Если работник отказывается от составления объяснительной, то тогда заполняется акт, в котором фиксируется отказ сотрудника в присутствии свидетелей.

Для самого работника этот документ является возможностью представить руководству свою точку зрения и оправдаться за случившееся.

Составляется записка по общим принципам делопроизводства, то есть с указанием адресата (начальника), собственной должности, обязательного проставления даты и личной подписи. Рекомендации по формулировке содержания:

  • не пытайтесь переложить собственную оплошность на кого-то другого;
  • встречные обвинения в объяснительной записке не сработают в вашу пользу;
  • если вина действительно имеет место, правильнее ее признать, извиниться и выразить намерение не допускать подобного в дальнейшем;
  • не стоит пускаться в подробные и пространные объяснения, достаточно указать одну причину;
  • текст записки, по неписаным правилам, не должен выходить за пределы 1 листа.
  1. Работник должен дать оценку поведения, бездействия, которыми можно объяснить, по какой причине не выполнено работу или выполнено недобросовестно.
  2. Он должен указать, признает или нет свою вину.
  3. Прописываются обстоятельства проступка.
  4. Работнику стоит написать, как сам он относится к ситуации (последствиям в том числе).
  5. Пишут, какое имеется мнение насчет того, что работодатель собирается привлечь к ответственности.
  6. Текст документа должен быть составлен лаконично, сдержанно. Последовательность в изложении обязательна.

Объяснительную записку следует писать из расчета, что в итоге она попадет на стол судье. Цель автора – четко охарактеризовать себя как законопослушного гражданина, готового выполнять работу, предусмотренную трудовым договором.

Лица, наделенные правом затребовать объяснительную

В ст. 193 ТК РФ уточняются сроки подачи объяснительной записки. Этот документ должен быть составлен до применения к сотруднику мер дисциплинарного взыскания и оформления соответствующего приказа. На написание и предоставление документа объяснительного характера отводится двое суток. Факт невыполнения данного действия подтверждается составлением акта.

Отсутствие официальных пояснений от ответственности не освобождает. Отвертеться от наказания вряд ли получится. Неиспользование сотрудником предоставленного законодательством права на оправдание классифицируется как волеизъявление работника.

Ст.247 ТК РФ настаивает на обязательности и законности предоставления письменных разъяснений всеми лицами, имеющими отношение к нанесению ущерба. Отказ от составления либо подачи документа работодателю подтверждается соответствующим актом. На сегодняшний день стандартная форма объяснительной записки не разработана (законодательством такой документ не предусмотрен и не утвержден).

Неисполнение работником возложенных на него обязанностей подразумевает предоставление соответствующих разъяснений. О необходимости подачи последних проинформирует лицо, ответственное за выполнение той или иной задачи. Напоминание может быть озвучено в категоричной форме либо доведено до сотрудника письменно.

Материальный урон и дисциплинарные проступки — не единственные поводы для написания объяснительных записок. В некоторых организациях составляются документы, наделяющие конкретных должных лиц правом затребования объяснений в письменной форме в конкретных ситуациях. В данном случае идет речь о требовании работодателя.

Указанный документ принято оформлять на специальном бланке. Помимо этого требование регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. На этапе выдачи предусмотрено проставление подписи работником, забирающим документ. Также фиксируется дата передачи требования, позволяющая отследить сроки составления объяснительной записки.

В ходе судебных разбирательств правильно составленное и врученное с соблюдением всех необходимых условий требование подтвердит законность выполнявшихся работодателем действий, имеющих отношение к расследованию произошедшего и примененным по его окончании дисциплинарным взысканиям. В случае отказа от получения требования и написания объяснительной записки должен быть составлен соответствующий акт.

Предлагаем ознакомиться:  Обязательно Ли Делая Перепланировку Узаконить

Что необходимо указать в объяснительной

Обязательно в данном документе должно содержаться кто его составил и кому он адресуется. Работнику надо указать свои данные так, чтобы работодатель смог его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение).

В тексте объяснительной нужно отразить точную дату и время, когда работник не осуществлял свои трудовые обязанности. Если у него есть уважительные причины, то их нужно обязательно здесь указать и при необходимости подтвердить соответствующими документами.

В этом документе работник может оценить свои действия, и признать себя либо виновным, либо невиновным. Также желательно, чтобы сотрудник записал в этом документе свое отношение к случившемуся и к возможности привлечения его к ответственности.

Если работник считает себя виноватым, то ему рекомендуется в объяснительной указать, что в будущем случившееся не повторится.

Внимание! При составлении объяснительной желательно отразить все факты как можно более подробно, но придерживаясь лаконичной формы.

Пишем служебную записку о невыполнении должностных обязанностей

Несмотря на отсутствие в законодательстве унифицированной формы, такая служебная записка часто используется и позволяет не только формализовать правоотношения между работниками, но и официально обратится к ответственному лицу, непосредственному или вышестоящему руководителю, к представителям других структурных подразделений с инициативой о привлечении сотрудника к дисциплинарному взысканию.

word

Основная цель этого информационно-справочного документа — зафиксировать сложившуюся ситуацию, донести важные сведения, связанные с нарушением, до адресата. Решение, привлекать ли сотрудника к дисциплинарной ответственности в каждом конкретном случае, находится в компетенции руководителя. Служебная записка позволяет ему сформировать мнение по факту произошедшего и вынести решение.

Инициатором и автором докладной о дисциплинарном взыскании и невыполнении обязанностей может быть любой сотрудник компании, однако юридическую силу такой документ приобретает только после согласования и утверждения в установленном порядке.

Порядок направления документа руководителю и другим работникам, его форма, регистрация, сроки рассмотрения могут быть установлены локальным нормативно-правовым актом.

В большинстве случаев для передачи записки в работу необходима согласующая виза уполномоченного на то ответственного лица компании.

Согласно статье 119 ТК РФ, взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка и не может быть применено позднее шести месяцев после него, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки — позднее двух лет со дня его совершения.

Докладные о дисциплинарных взысканиях можно условно подразделить по содержанию на следующие виды:

  1. Сообщение о факте нарушения работником должностной инструкции, правил.
  2. Уведомление о необходимости установления такого факта.
  3. Инициирующая процесс привлечения к дисциплинарному взысканию.

Самыми распространенными видами служебных записок в деятельности юридического лица являются:

  • о неисполнении должностных обязанностей;
  • об опоздании на работу;
  • о невыходе на работу (прогул);
  • о нарушении трудовой дисциплины.

Образец служебной записки о нарушениях в работе и невыполнении обязанностей

Важно указать в документе следующие данные:

  1. Точное время и место дисциплинарного нарушения.
  2. Суть нарушения (конкретные действия или бездействие сотрудника).
  3. Правовые основания для привлечения к взысканию (пункты Трудового Кодекса РФ, трудового договора, должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка и др.).
  4. Описание обстоятельств и деталей произошедшего (данные свидетелей, их роль, документы-доказательства, фото и т.п.), их необходимо приложить к служебной записке.

Утверждая корпоративную форму, не забудьте учесть их при создании структуры. Правильная служебная записка (образец) о невыполнении обязанностей находится в конце статьи.

В государственных и муниципальных бюджетных организациях и некоммерческих организациях чаще встречаются утвержденные в установленном порядке бланки, в которых можно менять только текстовую часть, изменение других реквизитов, структуры, полей, их последовательность категорически не допускается.

Документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  • название структурного подразделения;
  • адресат (название должности, фамилия и инициалы должностного лица);
  • название вида документа;
  • дата;
  • индекс или исходящий номер;
  • место издания;
  • заголовок (краткое содержание, например, об опоздании, о прогуле, о невыполнении обязанностей по охране труда);
  • текстовая часть;
  • приложения если есть;
  • подпись, визы.

Любой человек рано или поздно допускает промах в работе. Если не исправить его вовремя, то возникнет вопрос о дисциплинарном взыскании. Его определяют в зависимости от того, насколько уважительна причина невыполнения обязанностей. Разобраться в ситуации поможет документ, в котором сотрудник указывает, почему допустил промах, или доказывает правильность своих действий.

Согласно законодательству, руководитель вправе потребовать пояснительную записку в следующих случаях:

  • сотрудник допустил промах, который может повлечь за собой дисциплинарное наказание;
  • имуществу предприятия был нанесен ущерб, поэтому необходимо выяснить подробности случившегося и определить виновников.

Обычно на написание объяснительной записки дается 2 дня. Чаще всего ее требуют от сотрудников в связи со следующими промахами:

  • опозданием или неявкой на работу;
  • самовольным уходом раньше положенного времени;
  • невыполнением части обязанностей;
  • ошибками в работе;
  • нарушениями трудовой дисциплины;
  • ненадлежащим выполнением обязанностей, обнаруженным комиссией или проверкой.

Объяснительная записка отличается от докладной, которую также подают руководству. Последняя бумага составляется, когда вы получили задание, но не можете его выполнить ввиду возникших сложностей. В этих случаях вы обращаетесь к руководству, чтобы оно помогло в решении проблем. Если же вы не информировали вышестоящее лицо, а позже совершили ошибку, то пишется объяснительная. В отличие от докладной, вы подаете ее по требованию начальства, а не по своей инициативе.

Ситуацию, когда работник отказывается писать объяснительную записку, не назвать редкой. Возникли проблемы при выполнении обязанностей, но вы не хотите изложить свою позицию на бумаге? Принимая подобное решение, вы совершаете ошибку.

Объяснительную записку, составленную согласно образцам, требуют, когда вопрос о дисциплинарном наказании еще рассматривается. По сути она является шансом изложить события так, чтобы их можно было трактовать в вашу пользу. Но сотрудники думают, будто, соглашаясь составить документ, они признают вину.

Написать объяснительную записку — это право, а не обязанность. Оно было закреплено в 1971 г.: с тех пор закон оговаривает, что сотрудника нельзя наказать за промах, не предоставив ему возможность оправдаться. Правило перекочевало и в Трудовой кодекс, и, если работодатель вас оштрафовал или уволил, не затребовав эту бумагу, вы оспорите решение в суде.

Задаетесь вопросом, как написать объяснительную, чтобы вас не наказали? Для начала разберитесь в видах документа:

  • оправдательный вариант составляется, когда его запрашивают по поводу допущенного промаха;
  • разъяснительная записка подается, если вы предоставляете информацию по внешним обстоятельствам (например, вашей вины нет, но вы присутствовали при ЧП на производстве, и ваша точка зрения нужна для выяснения обстоятельств).

В последнем случае важно лишь написать текст по общепринятым образцам, и проблем не возникнет.

Если вы не выполнили должностные обязанности в полном объеме, правильно составьте документ с пояснениями. Учитывайте следующие правила:

  • стиль — официальный, деловой;
  • в тексте изложены лишь факты, имеющие отношение к делу;
  • в документе нет просторечной лексики и эмоций;
  • изложенная информация достоверна;
  • бумага содержит подпись и дату.

Образец служебной записки о нарушениях в работе и невыполнении обязанностей

Важно, чтобы причины невыполнения обязанностей, перечисленные в тексте, были уважительными. К ним относятся непредвиденное посещение врача, вызов на судебное заседание или привлечение работника в качестве свидетеля. В подобных случаях потребуется приложить подтверждающие документы.

Перечень причин, считающихся уважительными, не приводится в законодательстве. Вопрос будет решаться по усмотрению работодателя. Четко аргументировать позицию вам помогут примеры объяснительных, составленных по общепринятому образцу.

Хотя строгого шаблона не существует, придерживайтесь следующей структуры:

  1. В шапке указывают адресата, которому дают объяснения: “Директору ООО “Рассвет” Петрову Петру Петровичу”.
  2. С новой строки — ФИО и должность сотрудника (“от старшего продавца Ивановой Марии Сергеевны”).
  3. В центре указывается название бумаги: “Объяснительная”. Точку после заголовка не ставят.
  4. В новой строке переходите к основной части. Примером послужит следующий образец: “02.09.2018 я отсутствовал на рабочем месте в связи с попаданием в ДТП по дороге. Подтверждающие документы прилагаю”.
  5. В заключение ставят дату и подпись.

По необходимости вы скачаете образец бланка и заполните его согласно примеру. После документ поступит на рассмотрение руководству, которое примет решение по вопросу.

Если вы не выполнили часть должностных обязанностей, не указывайте, что забыли инструкцию или не были с ней ознакомлены в полном объеме. Также не пишите ложные факты, которые несложно проверить. Если нет возможности оправдаться, признайте оплошность, но не старайтесь обвинить других работников или руководство.

Предлагаем ознакомиться:  Как продать квартиру если есть доля несовершеннолетнего ребенка 2020

Пропуск рабочего дня и последовавшее невыполнение должностных обязанностей грозят увольнением. По этой причине сотрудник заинтересован в том, чтобы объяснительная была правдоподобной. Важно обосновать и отсутствие на рабочем месте: если вас не было больше 4 часов, оно приравнивается к прогулу.

Важные нюансы

Подробности обстоятельств, повлекших за собой правонарушение/проступок, лучше излагать как можно более детально. Такой подход существенно облегчает определение степени правомерности совершенных действий.

Составляющий объяснительную записку человек может признать или не признать вину. Помимо этого желательно высказать мнение относительно последствий и отношение пишущего к потенциальным дисциплинарным мерам.

Решение о необходимости оценивания собственных действий принимается работником. В случае признания вины соответствующая информация отражается в документе. При этом желательно вставить в текст фразу о недопущении подобных нарушений в будущем.

Объяснительные записки принято писать от руки. Печатные разновидности менее приемлемы с точки зрения психологии. От оформленных подобным образом документов веет шаблонностью, формирующей предвзятое (и в большинстве случаев неблагосклонное) отношение со стороны начальства. Руководитель может подумать, что перед ним находится скачанный из интернета образец, в который внесены небольшие поправки.

Пример оформления объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей

Для объяснительной записки нет каких-либо стандартов составления. Обычно, этот бланк можно оформить используя правила делового письма. Документ может составляться как полностью от руки, так и быть набран на компьютере, но с проставлением живой подписи.

Рекомендуется запрашивать объяснительные именно написанные от руки, поскольку при судебном разбирательстве напечатанная объяснительная может быть представлена так, что работодатель заставит работника подписать уже готовый бланк.

Объяснительная записка о невыполнении сотрудником должностных обязанностей: как правильно написать

В верхней части справа указывается кому направляется документ — должность, название организации, Ф.И.О. Трудовое право определяет, что требовать с работника объяснительную может только руководитель фирмы. Поэтому, в этой части могут быть указаны только его данные. Все эти сведения записываются в дательном падеже.

Ниже записывается название должности и Ф.И.О. сотрудника, который составляет документ. Эти сведения необходимо проставить в родительном падеже.

Дальше посередине строки указывается наименование документа — объяснительная записка. Следом идет непосредственно текст с объяснением.

При его составлении необходимо придерживаться следующих принципов:

  • Все формулировки должны быть корректны по стилю;
  • Все даты и временные промежутки необходимо указывать максимально точно;
  • Все факты должны быть указаны максимально точно.

Работодатель не вправе ограничивать объем объяснительной. Работник может ее составить такого размера, чтобы максимально точно и подробно описать произошедший проступок.

Объяснительная записка о невыполнении сотрудником должностных обязанностей: как правильно написать

Если работник не хочет указывать причину произошедшего, он может ограничиться стандартной фразой «По семейным обстоятельствам». Также он может просто признать свою вину без указания каких-либо причин.

Также в документ можно включить собственное мнение, выводы или предложения по случившемуся событию.

Внимание! Объяснительная может иметь приложения. Работник имеет право приложить к документу все бланки, данные из которых могут оправдать его. Это могут быть справки, акты, квитанции, билеты, выписки из документов, распечатки звонков и т. д.

В завершении, записка должна содержать подпись работника и дату составления.

Что если сотрудник не предоставил объяснительную

Написание объяснительной является для работника не обязанностью, а правом. Благодаря этому документу он имеет возможность пояснить руководству причины своего поступка. Однако он также может отказаться предоставлять такой бланк, поскольку его содержание будут прямо либо косвенно подтверждать вину в случившемся.

Администрация выдает работнику письменный запрос на предоставление объяснительной. Он должен в любом случае ответить на него, проставив свой ответ – да, он составит объяснительную, или нет, он отказывается от подачи объяснительной. При этом факт отказа не является правонарушением со стороны работника, либо нарушением трудовой дисциплины организации.

Если провинившийся устно отказался писать объяснительную, то необходимо создать комиссию из работников организации. Она составит акт о том, что сотрудник отказался предоставлять документ с объяснением проступка.

Он обязательно должен содержать дату составления. Акт должен быть подписан всеми членами комиссии, после чего он регистрируется в журнале внутренних документов и передается на хранение в архив.

Внимание!Не предоставление записки и дальнейшее составление акта не может быть препятствием к наказанию работника за совершенный проступок.

Внутренняя информация распространяется с помощью специальных информационно-справочных документов, одним из видов которых является докладная записка. С ней обращаются к людям, занимающим вышестоящие должности, с тем, чтобы поставить в известность о тех или иных фактах для побуждения к принятию определенного решения.

Докладная записка как внутренний документ имеет определенные принципы составления, зависящие от ее цели. Раскроем, как именно следует составлять докладные в тех или иных рабочих ситуациях.

На выбор три разных образца докладных записок на сотрудника

Законодательство не выделяет те или иные типы служебной информации, поэтому с термином «докладная записка» вы не столкнетесь в текстах таких нормативных актов, как Трудовой кодекс. Это определенный «внутренний код», используемый для удобства трансляции информации между различными членами одной организации, наравне со служебными и объяснительными записками.

Номер докладной записки по ОКУД – 0286041

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Докладная предназначена для передачи сведений «по вертикали», а служебная записка передает информацию между равными по статусу работниками. В отличие от докладной, служебная записка не предусмотрена ОКУД. Пишется работником по собственной воле.

Объяснительная записка также направляется «по вертикали», но кардинально отличается целью, заявленной в самом названии документа: объяснить ту или иную сложившуюся ситуацию, чтобы решить вопрос о виновности или невиновности сотрудника. То есть, как и в докладной, представитель вышестоящей должности побуждается к принятию решения, но это решение касается только дисциплинарных нарушений. В ОКУД имеет свой код, как и докладная. Пишется по требованию начальства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Докладная записка, в зависимости от обстоятельств, может быть написана по собственной инициативе либо по указанию уполномоченных лиц. Этот документ несет юридическую силу.

Главное назначение докладных – проинформировать руководство и побудить к дальнейшим действиям. Конкретные функции, которые может выполнять докладная записка, могут быть различными:

  • урегулирование возникшей проблемы производственного или административно-хозяйственного характера;
  • рационализаторские предложения по улучшению производственной деятельности;
  • донесение до руководства мнения по поводу принятого решения (чаще всего таким образом выражается несогласие);
  • объяснение своей позиции при возникновении конфликтной ситуации с коллегами или непосредственным начальством;
  • регулярные отчеты о ходе выполнения работ;
  • жалобы в случае отказа сотрудников выполнять распоряжения непосредственного начальства;
  • разбирательство по поводу неправомерного делегирование обязанностей;
  • доведение до сведения руководства информации о нарушении трудовой дисциплины и распорядка;
  • информация о происшествиях, в результате которых произошли или могли произойти материальные утраты или физический вред;
  • положительные моменты, на которые нужна реакция руководства.

Если рассматривать этот вид служебной документации с разных позиций, можно выделить несколько наиболее часто употребляемых разновидностей докладных.

  1. Содержание. В зависимости от того, какие именно сведения содержит докладная, можно выделить:
    • информирующая – доносящая до начальства необходимые для принятия решения сведения, например, о ходе работ, о возникших нюансах, способах действий; как правило, подается регулярно вплоть до завершения проекта;
    • отчетная – докладывает о завершении какого-либо этапа работ для получения дальнейших указаний и, при необходимости, нормализации ситуации;
    • инициативная – автор вносит свои предложения на основании сообщенных им сведений.
  2. Адресат. От того, кому именно направляется докладная, зависит ее вид:
    • внешняя – направляется руководству другого учреждения;
    • внутренняя – адресована вышестоящим лицам внутри организации.
  3. К СВЕДЕНИЮ! Для внутренней и внешней докладных характерна существенная разница в оформлении: для последних обязателен бланк организации.

  4. Факты. Информация, доносящаяся до сведения руководства, требующая принятия незамедлительных мер, чаще носит негативный характер. Но случается, что нужно известить начальство и об особенных успехах сотрудника. Тип докладной зависит от изложенной в ней ситуации:
    • нарушении трудового распорядка и дисциплины;
    • невыполнении или недостаточном выполнении должностных обязанностей;
    • допущении оскорбления чести и достоинства, недопустимого поведения, провоцировании конфликтов;
    • выдающиеся достижения, достойные награды и пр.
Предлагаем ознакомиться:  Какие договора аренды не подлежат государственной регистрации

Автор докладной

Теоретически, правом составить докладную записку обладает любой сотрудник организации. Практически, при ее подаче соблюдается принцип субординации. Начальник структурного подразделения пишет докладную на имя генерального директора.

Нижестоящие сотрудники должны разрешать возникающие ситуации сначала со своим непосредственным руководством. А уже оно, если сочтет нужным, доведет информацию до сведения дирекции.

Объяснительная записка о невыполнении сотрудником должностных обязанностей: как правильно написать

Исключение составляет случай, когда докладная записка составляется в связи с жалобой на самого начальника структурного подразделения. В таких случаях любой сотрудник может прямо обратиться к высшему руководству.

Вне зависимости от того, к какому виду принадлежит докладная, в структуре есть определенные моменты, обязательные к соблюдению. Как правило, в докладной можно выделить три самостоятельные части.

  1. Факты, события, причины, побудившие написать докладную. Эта часть должна дать читающему ответ на вопрос «Что произошло?».
  2. Соображения автора по поводу сложившейся ситуации, его предложения, варианты возможных решений.
  3. Выводы и рекомендации автора записки.

Как и любой деловой документ, докладная записка в своей основе должна подчиняться требованиям , изложенным в ГОСТе 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ВАЖНО! Если данный документ будет составлен неверно, он может быть признан юридически недостоверным и, таким образом, потеряет силу доказательства при разрешении спорных моментов.

Внутренняя докладная записка может быть написана или напечатана на обычном листе формата А4. Специального бланка для нее не требуется. Реквизиты, которые приняты для этого вида внутренней документации:

  • название подразделения, адресующего записку – размещается в верхнем левом углу;
  • получатель записки – его ФИО (достаточно инициалов) и должность надо указать в верхнем правом углу;
  • название документа заглавными буквами посередине листа – ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (допускается расположение по левому краю поля листа);
  • ниже размещается дата в формате дд.мм.гггг арабскими цифрами – это день подписания документа;
  • короткая суть докладной;
  • содержание тремя обособленными блоками;
  • на последней строке ставится подпись автора с расшифровкой и названием должности.

Внешняя докладная записка – исходящий документ. Ее нужно составлять на фирменном бланке организации. Помимо перечисленных выше сведений, внешняя докладная должна содержать такую информацию:

  • сведения об организации-отправителе;
  • присвоенный документу номер;
  • город, в котором составлена докладная;
  • подзаголовок (пишется ниже названия документа и начинается со слов «Касательно…» или «О…»).

Остальные элементы – название документа, данные адресата, текст докладной, подпись автора – оформляются так же, как и во внутренней докладной.

Реакция адресата

Получив докладную записку, приняв во внимание изложенные в ней факты, руководитель принимает определенное решение. Свою волю он выражает в форме резолюции, которую размещает на листе с текстом докладной записки. Данная резолюция является основанием для выполнения принятого решения.

Практика закрепила несколько типов докладных, наиболее часто встречающихся в обиходе организаций. Рассмотрим их особенности и приведем примеры составления.

Такой документ является официальным подтверждением дисциплинарного проступка сотрудника. Для того, чтобы стало возможным наложение на него дисциплинарного взыскания, руководство нужно уведомить о нарушении. Для этого и используется данный тип докладной. В нем содержатся сведения о проступке и просьба о принятии соответствующих мер.

Пример докладной о нарушении трудовой дисциплины

Психологические моменты

К ненадлежащему выполнению обязанностей могут привести различные факторы, некоторые из которых не предусматривают вины сотрудника либо сводят ее к минимуму. В случае отсутствия вины работник должен воспользоваться правом защиты собственных интересов. В объяснительной записке желательно привести доводы собственной правоты. Текст должен быть убедительным, а фразы — понятными.

Не стоит оправдываться в объяснительной путем перекладывания ответственности/вины на других сотрудников/начальника. Подобная тактика вряд ли будет благосклонно принята руководством. Допущенная из-за снижения уровня концентрации ошибка может объясняться ухудшением состояния здоровья. В объяснительной записке рекомендуется ограничиться упоминанием переутомления.

Не стоит и выдумывать вину в случае ее отсутствия. Приведенные в документы обстоятельства должны соответствовать истине.

Не допускает ошибок тот, кто ничего не делает. Неправильные действия могут совершить как вновь принятые на работу сотрудники, так и их более опытные коллеги. Ошибки могут носить как объективный, так и субъективный характер. В объяснительной записке должны быть приведены все причины, обусловившие тот или иной результат. Детальные подробности в данном случае играют решающую роль.

В заключительной части документа может идти речь об осознании вины, что обычно принимается руководством в расчет при вынесении окончательного вердикта. Благожелательного отклика удостаиваются обещания о быстром исправлении ситуации. Также от работника могут исходить заверения о недопущении подобных ошибок в будущем.

 Написание объяснительных по другим причинам

При написании объяснительной по поводу опоздания важно осознавать, что указанный проступок характеризуется как дисциплинарное нарушение, требующее объяснения. Избежать наказания можно исключительно при наличии уважительных причин. В остальных ситуациях по отношению к опоздавшему будут предприняты меры воздействия дисциплинарного характера.

Составляемая в связи с опозданием объяснительная записка относится к кадровой документации. Она должна попасть на стол руководителя либо начальника отдела кадров. Прогул может обернуться расторжением трудового договора. Под этим термином подразумевается отсутствие на работе на протяжении всей смены либо в течении четырех часов подряд за смену/день.

Предоставление достоверных и удовлетворяющих руководство объяснений — прерогатива сотрудника, совершившего нарушение. В число уважительных причин входят серьезные недомогания работника либо членов его семьи, смерть близкого человека, стихийные бедствия, чрезвычайные происшествия, несчастные случаи, аварии и т.д. Что важно, перечисленные обстоятельства должны быть документально подтверждены.

В случае отказа от высказывания собственного мнения путем написания объяснительной записки не стоит рассчитывать на смягчение дисциплинарного взыскания. Нарушителя ожидает как минимум выговор за ненадлежащее выполнение обязанностей, закрепленных должностной инструкцией. Такое поведение воспринимается руководством как признание факта совершения ошибки либо наличия вины.

Образец объяснительной о невыполнении должностных обязанностей

Генеральному директору 
ООО «Магнезия» 
Кузнецову И. П.

Объяснительная

О невыполнении должностных обязанностей

Я, Латышев Иван Николаевич, не проверил груз, предназначенный для отправки на склад, вследствие чего была допущена недостача погрузки товара для покупателя.

Менеджер по продажам Подпись Латышев И.Н.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юрист
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock detector